Rechnungen, Belege und E-Mail Schritt für Schritt

Diese Anleitung erklärt die wichtigsten Schritte in AeroBill. Sie ist ohne Anmeldung lesbar und enthält keine Konto- oder Kundendaten.

1. Eine Rechnung richtig vorbereiten

Wähle oben die richtige Buchhaltung. Prüfe in den Einstellungen Firmenname, Geschäftsanschrift, Kontakt, Steuerkennungen und gegebenenfalls Bankverbindung. Der Rechnungsabsender ist dein Unternehmen, nicht der Betreiber von AeroBill.
Lege den Kunden mit vollständigem Namen oder Firmenname, Rechnungs-E-Mail und Empfängeranschrift an. Fehlt eine Anschrift, ergänze sie vor der Ausstellung; eine E-Mail-Adresse ist kein Ersatz.
Erfasse Rechnungsdatum, Liefer- oder Leistungsdatum, Zahlungsziel und nachvollziehbare Positionen. Menge, Nettopreis und Steuersatz müssen zum tatsächlichen Vorgang passen. Ein vorgeschlagener Steuersatz ist keine Entscheidung über deine Umsatzsteuerpflicht.
Prüfe die PDF-Vorschau: Absender und Empfänger, Positionen, Summen, Datum und Steuerhinweise. Bei 0 % muss die rechtliche Grundlage zum konkreten Fall passen. Kleinunternehmerbefreiung und grenzüberschreitende Sonderfälle sind nicht dasselbe.
Speichere zunächst einen Entwurf, wenn noch Angaben offen sind. Eine ausgestellte Rechnung erhält ihren nachvollziehbaren Status. Bereits verwendete Nummern sollten nicht für einen anderen Vorgang wiederverwendet werden.

Bei einer falschen ausgestellten Rechnung verwende den vorgesehenen Korrektur- oder Stornovorgang. Eine technische Test-Löschfunktion ersetzt keine zulässige Behandlung echter Buchhaltungsunterlagen. Kläre konkrete steuerliche Vorgaben mit deiner fachlichen Beratung.

2. Aus dem eigenen Gmail-Konto senden

Öffne Einstellungen → Allgemein & Tarife → „Mit deinem Gmail-Konto versenden“. Wähle „Gmail verbinden & als Absender verwenden“, kontrolliere das Google-Konto und bestätige die angezeigte Sendeberechtigung. Nach erfolgreicher Rückleitung muss die tatsächliche Gmail-Adresse als aktiver Absender erscheinen. Die öffentliche Verbindungsfreigabe ist derzeit noch in Prüfung; nicht freigegebene Konten können vorerst PDFs verwenden.

Beim Erstellen einer Rechnung wählst du „Speichern & per E-Mail senden“. Kontrolliere Empfänger, persönliche Nachricht und Vorlage. Variablen werden aus dem Rechnungs- und Kundenkontext ersetzt; überprüfe die Vorschau, bevor du eine Vorlage automatisiert einsetzt. Der PDF-Anhang muss zum betreffenden Vorgang passen.

Ein Google-Login oder eine Drive-Freigabe allein reicht für den Gmail-Versand nicht. Auch ein Premium-Tarif aktiviert keinen Betreiber-Ersatzabsender. Ohne aktives Gmail wird keine Kundenmail über Resend verschickt. Resend ist der eigenen AeroBill-Abokommunikation vorbehalten.

Bei einem unklaren Sendeergebnis prüfst du genau diese Nachricht in Gmail unter „Gesendet“. Erst danach darfst du in AeroBill bestätigen, dass sie gesendet wurde, oder einen neuen Versuch zulassen. Ein Verbindungsfehler ist kein sicherer Nachweis dafür, dass Google die Nachricht nicht angenommen hat. Blinde Wiederholungen können doppelte Kundenmails erzeugen.

3. Zahlung und Zahlungsbestätigung kontrollieren

Prüfe Zahlungseingang, Betrag, Währung und Rechnungsreferenz, bevor du eine Rechnung als vollständig bezahlt bestätigst. Berücksichtige Teilzahlungen; „Rechnung gesendet“ bedeutet nicht „Geld eingegangen“. Für die manuelle Prüfung kannst du einen CSV-Kontoauszug importieren und den passenden Vorgang zuordnen.

Nach vollständiger Zahlung verarbeitet AeroBill die zusätzliche Zahlungsbestätigung im Hintergrund. Kontrolliere deren Status und PDF. Bei Kundenrechnungen verwendet der Versand das Gmail-Konto dieser Buchhaltung. Bei AeroBills eigenen Abonnements bleibt der Betreiber-Versand getrennt. Historisch importierte Originale lösen keinen unkontrollierten nachträglichen Massenversand aus.

GoCardless ist vorerst ein zukünftiges Feature. Stripe-Sandboxzahlungen dienen technischen Tests und bilden keine echten Abo-Einnahmen ab. Eine Testphase ohne Zahlung ist ebenfalls kein tatsächlicher Geldeingang.

4. Original und Bestätigung in der Ablage finden

Prüfe unter „Google Drive & Dokumentenablage“ den ausgewählten Speicher. Bei Google Drive muss die richtige Verbindung aktiv sein. Die ursprüngliche Rechnung und eine spätere Zahlungsbestätigung sind getrennte Dokumente. Öffne die Ablage und kontrolliere beide Dateien; eine erfolgreiche Vorschau ersetzt diese Prüfung nicht.

Bei einer Archivierungsmeldung bleibt der gespeicherte Datensatz erhalten. Kontrolliere Speicherplatz und Google-Freigabe, verbinde Google bei Bedarf erneut und verwende die vorgesehene Wiederholung. Lade die Datei nicht mehrfach unter neuen Datensätzen hoch, nur um einen Status zu umgehen. Behalte Originale auch bei Exporten und späteren Logoänderungen nachvollziehbar.

5. Belege prüfen, bevor sie gebucht werden

Wähle die tatsächlichen PDFs oder Bilder aus. Bei einem Sammeldokument kontrollierst du die vorgeschlagene Seitenzuordnung und hältst mehrseitige Rechnungen zusammen. Die KI liefert einen Entwurf: Lies Betrag, Währung, Datum, Lieferant und Steuerangaben am Original nach. Prüfe Warnungen und mögliche Dubletten.

Jeder Beleg wird einzeln bestätigt. Erst „Speichern“ legt den Buchungsvorgang an und startet die Dokumentenablage. Ein bloßer Scan oder Abbruch darf keine ungeprüfte Buchung erzeugen. Ungespeicherte Entwürfe sind zeitlich begrenzt verfügbar; bestätigte Belege mit noch ausstehender Archivierung bleiben gesondert nachvollziehbar.

Bei Datenumzügen überprüfst du die Tabellen- und Spaltenzuordnung sowie Belegdateien vor der Übernahme. Historische Rechnungsnummern und Original-PDFs sollen erhalten bleiben. Ein Import ist keine erneute Rechnungsausstellung an den damaligen Kunden.

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